Teknik dan Metoda Perhitungan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Dalam Proses Pengadaan Barang dan atau Jasa

Oleh : Ir Asep Saefulbachri Ramli, MBA,MM – Senior Management Trainer

Pendahuluan

Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah harga barang/jasa yang dikalkulasikan secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan. Nilai total HPS bersifat terbuka dan bukan rahasia kecuali rincian HPS per item kegiatan/pekerjaan. Yang dimaksud dengan nilai total HPS adalah hasil perhitungan seluruh volume pekerjaan dikalikan dengan harga satuan ditambah dengan seluruh beban pajak dan keuntungan. Oleh karenanya, dalam menyusun harga perkiraan sendiri, langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyusun spesifikasi barang (spek). Setelah spesifikasi ditetapkan selanjutnya pejabat yang berwenang dalam hal ini Pejabat Pembuat Komitmen, baru menyusun harga Perkiraan Sendiri (HPS).

Bila anda sedang mencari pelatihan HPS untuk perusahaan anda silahkan klik link berikut Pelatihan HPS Fei Training. Bila anda ingin tahu lebih lanjut tentang HPS silahkan lanjutkan membaca artikel ini.

Dua resiko yang mungkin terjadi apabila salah dalam  penetapan HPS:

  • Apabila HPS yang ditetapkan terlalu rendah, besar kemungkinan pengadaan akan mengalami kegagalan karena semua penawaran penyedia berada di atas HPS sehingga tidak ada satupun yang dapat ditetapkan sebagai pemenang.
  • Apabila HPS yang ditetapkan terlalu tinggi, terdapat kemungkinan terjadinya kerugian negara apabila pihak berwenang menemukan adanya perbuatan melawan hukum baik yang disengaja maupun tidak disengaja. Tuduhan adanya penggelembungan harga atau mark up sangat mungkin terbukti apabila HPS yang ditetapkan melebihi harga pasar tanpa ada penjelasan yang dapat
    dipertanggungjawabkan.

Arti Fair Price

Harga Perkiraan Sendiri haruslah menghasilkan harga yang menguntungkan pihak pembeli dan pihak penjual.Dengan kata lain harga yang disepakati harus fair. Ada dua pihak yang bertarung untuk menentukan harga terbaiknya. Gambar 1  dibawah ini menunjukkan pertarungan antara pihak buyer (pembeli) dan pihak supplier (pemasok). Kedua pihak ini tentu memiliki kepentingan yang berbeda. Pihak pembeli ingin mendapatkan barang dengan kualitas terbaik, dikirim tepat waktu dan harga terendah. Pihak pemasok ingin mendapatkan harga yang memberikan keuntungan terbaik.

Persepsi buyer dan supplier

Gambar 1 Persepsi Buyer dan Supplier Terhadap Harga

Ada dua garis horisontal yang ada dalam gambar diatas. Garis buyer yang ada di bagian atas dan garis supplier di bagian bawah.

Buyer ingin harga pada posisi garis vertikal 1 yaitu harga termurah. Garis vertikal 2 adalah harga Break Even Point (BEP) untuk supplier. Di titik BEP ini supplier tidak mendapatkan keuntungan sama sekali. Dengan kata lain profit sama dengan nol. Supplier tidak mungkin mau menandatangani kontrak dengan harga di titik BEP.

Garis vertikal 3 adalah garis yang memotong garis buyer maupun garis supplier. Ini adalah harga realistik minimal yang dapat diterima.Artinya harga di garis ini bisa merupakan harga kesepakatan antara buyer dan supplier. Garis vertikal 3 ini nilainya diatas BEP. Artinya supplier sudah mendapatkan keuntungan walaupun jumlahnya tidak besar. Para ahli manajemen pengadaan mengatakan bahwa garis vertikal 3 adalah HPS minimum. Perlu ditekankan disini bahwa HPS minimum harus diatas nilai BEP.

Garis vertikal 4 adalah harga maksimum yang dapat diterima buyer. Garis inipun memotong garis buyer dan garis supplier. Artinya di posisi ini bisa terjadi kesepakatan antara buyer dan supplier. Para ahli manajemen pengadaan menamakan garis ini sebagai garis HPS maksimum.

Garis vetikal 5 adalah harga maksimum yang dapat dibayar buyer tanpa negosiasi. Kontrak pengadaan di titik ini tentulah overprice atau terlalu mahal.

Garis vertikal 6 adalah harga yang diharapkan oleh supplier.

Dari uraian diatas, bisa diambil kesimpulan :

  • Nilai HPS harus dibuat dalam satu interval bukan angka tunggal.
  • Dengan adanya ada HPS maksimum dan HPS minimum akan sangat memudahkan eksekutif pengadaan untuk mengambil keputusan. Eksekutif pengadaan harus berusaha agar kesepakatan dicapai dengan nilai kontrak yang mendekati HPS minimum melalui proses negosiasi.
  • HPS minimum harus diatas nilai BEP supplier.

Metoda perhitungan HPS

Metoda perhitungan HPS dibagi menjadi tiga  kelompok besar yaitu:

  • Perhitungan HPS untuk pengadaan barang yang biasanya dalam bentuk bahan baku dan atau sukucadang yang menggunakan anggaran operasional atau operational expenditures (opex)
  • Perhitungan TCO ( Total cost of ownership) untuk pengadaan peralatan investasi yang menggunakan dana investasi atau capital expenditures ( capex).
  • Perhitungan HPS untuk pembiayaan proyek fisik dan atau proyek non fisik.

Teknik Perhitungan HPS Untuk Pengadaan Barang Dengan Anggaran Opersional (OPEX)

Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah harga barang/jasa yang dikalkulasikan secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan. Nilai total HPS bersifat terbuka dan bukan rahasia kecuali rincian HPS per item kegiatan/pekerjaan. Yang dimaksud dengan nilai total HPS adalah hasil perhitungan seluruh volume pekerjaan dikalikan dengan harga satuan ditambah dengan seluruh beban pajak dan keuntungan.

Metoda perhitungan HPS yang akan diuraikan disini adalah HPS untuk pengadaan barang consumable dalam bentuk bahan baku, sukucadang, barang cetak dan barang lain yang didalam neraca perusahaan akan menjadi persediaan. Peralatan atau equipment dalam bentuk mesin,kendaraan bermotor,  genset, pompa dll dan apapun yang dalam neraca perusahaan akan menjadi aset tetap akan dihitung dengan menggunakan metoda yang lain yang disebut TCO ( total cost of ownership). Dalam metoda TCO, tidak hanya dipertimbangkan harga beli tapi juga harus dihitung biaya operasional/pemeliharaan dan nilai sisa ( salvage value) dari peralatan dimaksud. Jadi, pembeli bukan saja mencari harga beli termurah tapi mencari TCO terrendah.

Sebagian besar perusahaan menghitung HPS hanya berdasarkan data kontrak masa lalu kemudian nilai kontrak itu dijadikan dasar untuk memprediksi harga saat ini dengan menggunakan teknik statistikal. Hasil prediksi yang merupakan nilai tunggal kemudian dikonversi menjadi interval harga. Biasanya ditentukanlah HPS maksimum  adalah 10 % diatas nilai  prediksi dan HPS  minimum 10 % dibawah nilai prediksi. Cara penentuan HPS seperti ini sangat berisiko. Risiko yang akan terjadi bila HPS hanya ditentukan berdasarkan data kontrak masa lalu dapat diuraikan sebagai berikut:

  • Masalah yang timbul  apabila harga barang yang akan dibeli cenderung turun. Prediksi harga barang akan jadi tidak akurat karena prediksi harga ini akan lebih tinggi dari harga pasar. Prediksi harga yang terlalu tinggi ini akan mengakibatkan HPS juga terlalu tinggi. Contoh harga barang yang mempunyai kecenderungan turun adalah barang-barang IT (information technology).
  • Masalah yang lain adalah bila panitia pengadaan yang terdahulu membeli barang dengan harga yang terlalu tinggi. Akibatnya prediksi harga saat ini juga akan terlalu tinggi, sehingga HPS yang dibuatpun tidak akurat dan nilainya  terlalu tinggi.

Untuk menghindari masalah seperti yang diuraikan diatas dan sesuai dengan ketentuan pemerintah yang tercantum dalam perpres dan permen BUMN , maka dasar perhitungan HPS dikembangkan dan  tidak hanya berdasarkan pada data kontrak masa lalu. Sumber data yang dipakai adalah data harga historis kontrak masa lalu, harga pasar, harga proposal, harga sasaran, harga studi banding dan harga resmi yang dikeluarkan pemerintah. Data yang didapat dari enam sumber data itu diolah dengan menggunakan teknik statistikal sederhana sehingga didapatkan interval harga barang yang dipakai sebagai HPS maksimum dan HPS minimum.

Beberapa istilah yang akan dipakai dalam perhitungan dapat diuraikan sbb :

  • Interval  harga  barang  adalah  batas  terendah  dan  tertinggi  Harga  barang yang dijadikan sebagai dasar  negosiasi dan penetapan harga barang  pada  suatu  periode  tertentu. Harga tertinggi disebut HPS maksimum dan harga terendah disebut HPS minimum.
  • Harga pasar  adalah harga yang diperoleh dari survey pasar yang bisa didapat dari : e -Catalogue LKPP( lembaga kebijakan pengadaan pemerintah, katalog barang yang dikeluarkan oleh pabrik atau distributor, browsing, daftar harga yang dikeluarkan oleh toko dll.
  • Harga proposal adalah harga yang diajukan oleh penyedia barang dan jasa melalui surat penawaran harga.
  • Harga historis adalah data harga yang diperoleh dari kontrak-kontrak pengadaan sebelumnya.
  • Harga sasaran ( target price) adalah harga barang yang diperoleh dari hasil perhitungan biaya produksi atau analisis biaya komponen serta biaya-biaya lainya  atas dasar kewajaran yang ditetapkan.
  • Harga studi banding  adalah  data harga barang yang didapat dari kontrak pengadaan perusahaan- perusahaan lain yang menggunakan barang yang sama.
  • Harga resmi pemerintah  adalah data harga satuan yang dikeluarkan secara resmi oleh pemerintah.

Hubungan masukan dan keluaran sistem perhitungan HPS dapat dijelaskan dengan gambar dibawah ini.

Pola Perhitungan HPS

Gambar 2 Pola Perhitungan Harga Perkiraan Sendiri

Penentuan Interval Harga Barang

Seperti diuraikan dalam daftar istilah diatas interval  harga  barang  adalah  batas  terendah  dan  tertinggi  Harga  barang yang dijadikan sebagai dasar  negosiasi dan penetapan harga barang  pada  suatu  periode  tertentu. Harga tertinggi disebut HPS maksimum dan harga terendah disebut HPS minimum. Interval harga barang itu dihitung berdasarkan pengolahan data harga pasar, data kontrak masa lalu,harga proposal, harga sasaran ( target price),harga studi banding dan harga resmi pemerintah. Keenam hasil pengolahan data itu akan diproses lebih jauh sehingga bisa ditentukan interval harga barang dimana harga maksimum disebut HPS maksimum dan harga minimum disebut HPS minimum. Interval harga antara HPS minimum dan HPS maksimum disebut zona negosasi yang akan dijelaskan pada bagian selanjutnya.

  • Harga pasar

Harga pasar yang didapat dari survey pasar bisa bervariasi nilai dan jumlahnya. Untuk barang yang sama bisa didapat banyak data haga. Panitia harus menentukan harga mana yang akan mewakili harga pasar. Secara statistikal ada tiga cara untuk menentukannya yaitu:harga rata-rata(mean), nilai tengah (median) atau nilai yang paling sering muncul yang disebut modus ( mode).

Akan tetapi para ahli dan praktisi manajemen pengadaan berpendapat bahwa bila ada lebih dari satu data harga pasar  maka harga pasar yang dipilih untuk mewakili harga pasar yang tersedia adalah harga minimum yang ditawarkan di pasar. Pendapat ini didasarkan kenyataan bahwa bila sebuah perusahaan berani menawarkan harga barang X, maka nilai X itu sudah pasti diatas Break Even Point. Artinya bila penyedia barang dan atau jasa menjual barang dengan harga itu, ia  sudah mendapatkan keuntungan walaupun mungkin nilainya tidak terlalu besar.

Jadi bisa dibuat formula umum:

Harga pasar = Nilai  minimum ( harga pasar yang tersedia)

Sebagai ilustrasi dari konsep ini misalnya, dari hasil survey pasar untuk pengadaan barang tertentu  didapat lima data harga pasar yang didapat dari lima pemasok yang berbeda. Pemasok pertama menawarkan harga 5 juta rupiah, pemasok kedua 5,5 juta rupiah, pemasok ketiga 4,5 juta rupiah, pemasok keempat 6,2 juta rupiah dan pemasok kelima meberi harga 6,7 juta rupiah. Maka harga yang digunakan untuk mewakili harga pasar adalah nilai terendah dari data yang ada, yaitu 4,5 juta rupiah.

  • Harga historis

Harga historis adalah data harga yang didapat dari kontrak-kontrak pengadaan sebelumnya. Apabila hanya ada satu data harga dari  kontrak masa lalu, maka dilakukan prediksi harga dengan menggunakan index inflasi jenis barang yang sama yang ada di BPS( Biro Pusat Statistik). Sebagai contoh, dari data kontrak tahun  lalu didapat harga pembelian sebesar 5 juta rupiah dan inflasi 10 %. Maka prediksi harga saat ini berdasarkan harga kontrak masa lalu adalah sebesar 110 % X 5 juta rupiah = 5,5 juta rupiah. Apabila terdapat lebih dari satu data historis maka bisa dilakukan prediksi dengan menggunakan teknik regresi.

  • Harga proposal

Harga proposal adalah harga yang ditawarkan para calon penyedia barang dan atau jasa melalui surat penawaran harga (SPH) atau price quotation ( PQ). Untuk itu para praktisi manajemen pengadaan berpendapat bahwa bila ada lebih dari satu data harga proposal  maka harga proposal yang dipilih untuk mewakili harga proposal yang tersedia  adalah harga minimum yang ditawarkan. Pendapat ini didasarkan kenyataan bahwa bila sebuah perusahaan berani menawarkan harga barang X, maka nilai X itu sudah pasti diatas Break Even Point. Artinya bila penyedia barang dan atau jasa menjual barang dengan harga itu, ia  sudah mendapatkan keuntungan walaupun mungkin nilainya tidak terlalu besar.

Jadi bisa dibuat formula umum:

Harga proposal = Nilai  minimum (harga proposal yang tersedia)

Sebagai ilustrasi dari konsep ini misalnya, dari hasil pengumpulan data SPH/PQ calon penyedia barang dan atau jasa untuk pengadaan barang tertentu  didapat lima data penawaran harga yang didapat dari lima perusahaan yang berbeda. Perusahaan pertama menawarkan harga 6 juta rupiah, pemasok kedua 6,5 juta rupiah, perusahaan ketiga 6,1 juta rupiah, perusahaan keempat 6,8 juta rupiah dan perusahaan kelima meberikan penawaran harga 7,3  juta rupiah. Maka harga yang digunakan untuk mewakili harga proposal adalah nilai terendah dari data yang ada, yaitu 6  juta rupiah.

  • Harga sasaran (target price)

Harga sasaran ( target price) adalah harga barang yang diperoleh dari hasil perhitungan biaya produksi atau analisis biaya komponen serta biaya-biaya lainnya  atas dasar kewajaran yang ditetapkan. Perhitungan target price dilakukan dengan menjumlahkan harga pokok penjualan dengan keuntungan operasional (operating profit) penyedia barang dan atau jasa seperti yang ada dalam gambar dibawah ini.

Targe Price

Gambar 3 Target Price (Harga Sasaran)

Misalkan team pengadaan akan membeli produk dalam bentuk pakaian seragam pegawai dalam jumlah yang besar. Team HPS akan mencoba menggunakan teknik target pricing untuk dijadikan sebagai salah satu dasar perhitungan HPS. Hal pertama yang harus dilakukan adalah menghitung kebutuhan bahan langsung untuk satu pakaian seragam yaitu dengan terlebih dahulu membuat Bill of Material ( BOM) pakaian seragam. Katakan pakaian seragam membutuhkan bahan baku dalam bentuk kain sepanjang 1,5 meter, kancing 8 buah dan benang satu klos. Kalau pabrik akan membuat 10000 pakaian seragam maka diperlukan 15 000 meter kain,  80 000 buah kancing dan  10 000 klos benang. Dengan mengalikannya dengan harga satuan masing-masing , dengan mudah bisa dihitung kebutuhan bahan langsungnya. Biaya bahan langsung dapat dikatagorikan biaya traceable yaitu biaya produk yang bisa ditelusuri di produk itu sendiri.

 Biaya lain yang dapat dikatagorikan biaya traceable adalah biaya buruh langsung. Untuk setiap unit pakaian seragam pasti sudah ada standard jam buruh langsung yang diperlukan.Bahan lain yang tidak termasuk bahan langsung yaitu bahan yang tidak ada dalam BOM dan termasuk biaya non traceable yaitu biaya yang tidak dapat ditelusuri di produknya. Bahan ini disebut bahan tidak langsung. Dalam kasus seragam pegawai ini, bahan tidak langsung yang digunakan misalnya  jarum pentul yang akan dipakai saat operator menjahit baju. Biaya bahan tidak langsung ini dimasukkan kedalam factory overhead. Dengan kata lain, factory overhead adalah semua biaya yang dikeluarkan yang tidak termasuk bahan langsung maupun buruh langsung. Biaya lain yang termasuk factory overhead adalah biaya supervisi, maintenance, listrik dll. Untuk menghitungnya bisa digunakan tabel dibawah ini dengan memanfaatkan konsep Activity- Based Costing (ABC) yaitu dengan terlebih dahulu mendefinisikan struktur aktifitas biaya overhead yang disebut dengan Bill of activities ( BOA) , menghitung volumenya dan tarifnya sehingga bisa dihitung total biaya overhead seluruhnya. Tabel dibawah ini  dapat digunakan untuk menghitung biaya overhead lainnya seperti biaya penjualan, biaya riset dan biaya lain-lain.

overhead

Tabel 1 Perhitungan Overhead dengan menggunakan konsep ABC

Biaya bahan langsung, buruh langsung, factory overhead, biaya penjualan, administrasi dan umum, biaya riset dan engineering, serta biaya lain-lain dijumlahkan sehingga didapat harga pokok penjualan ( cost of goods sold). Harga pokok penjualan ditambah dengan keuntungan operasional ( operating profit) menjadi target price.

Didalam gambar 3, kotak bahan langsung dan buruh langsung diberi tanda fixed (tetap), artinya biaya-biaya ini traceable dan kecil sekali kemungkinannya terjadi penggelembungan yang dilakukan oleh penyedia barang dan atau jasa karena sudah ada standard bill of material untuk bahan langsung dan ada standard kebutuhan jam orang buruh langsung. Kalaupun ada pengelembungan biaya, panitia pengadaan bisa mengetahuinya dengan cepat. Negosiasi atas biaya-biaya ini jarang dilakukan.

Biaya-biaya diluar bahan langsung dan buruh langsung diberi tanda reduced artinya biaya ini dapat direduksi. Pengalaman sebagai praktisi pengadaan barang dan atau jasa menunjukkan bahwa penyedia barang dan atau jasa sering menyembunyikan keuntungan didalam biaya overhead dimaksud. Panitia harus agresif membedah biaya overhead ini dengan menggunakan tabel 1 diatas. Dengan menggunakan tabel itu panitia bisa melakukan negosiasi aktifitas dan negosiasi volume. Aktifitas dianalisis dengan menggunakan konsep value engineering. Aktifitas-aktifitas yang tidak memiliki nilai tambah (value added) harus dibuang. Aktifitas yang diperbolehkan masuk dalam perhitungan hanyalah aktifitas yang memiliki nilai tambah. Setelah aktifitas disepakati, barulah dilakukan negosiasi volume aktifitas dan tarif aktifitas. Harga pokok penjualan didapat dengan menjumlahkan biaya bahan langsung, buruh langsung, overhead pabrik, biaya penjualan, administrasi dan umum, biaya riset dan engineering serta biaya lainnya. Dengan cara ini didapatlah harga pokok penjualan yang lebih akurat.

Didalam gambar 3 diatas, kotak keuntungan operasional diberi tanda fixed, artinya penyedia barang dan atau jasa umumnya sudah menentukan nilai kuntungan yang biasanya dihitung dalam prosentase terhadap harga jual. Prosentase keuntungan itu fixed atau tidak bisa ditawar.

Dengan menjumlahkan harga pokok penjualan dengan keuntungan operasional, didapatlah nilai target pricing.

Ilustrasi Perhitungan HPS

Sebuah perusahaan jasa operator telekomunikasi berencana akan membeli 100 000 buah tiang telepon dengan tinggi 7 meter. Team logistik dan pengadaan mulai melakukan survey dan analisis data sehingga didapat HPS yang akurat dan akuntabel.

Team survey mendapatkan data sbb:

Harga pasar

Survey pasar dilakukan dengan browsing dan mencari price list dari beberapa manufaktur tiang dan beberapa distributor. Team mendapatkan ada 5 harga satuan tiang telepon  yang ditawarkan yaitu : Rp 985 000, Rp 1000 000, Rp 1150 000, Rp 1000 000 dan Rp 1200 000.

Harga kontrak masa lalu

Hasil penelusuran data kontrak masa lalu didapatlah bahwa perusahaan membeli tiang sebanyak 5000 buah satu tahun yang lalu. Nilai kontraknya adalah sebesar Rp 970 000 per tiang.

Harga proposal

Penelusuran harga juga dilakukan dengan meminta penawaran harga dari penyedia tiang telepon yang sudah biasa menjadi mitra perusahaan. Dari penawaran mereka didapat 5 harga satuan tiang yaitu : Rp 1000 000, Rp 1100 000, Rp 1150 000, Rp 1200 000 dan Rp 1200 000.

Harga sasaran ( target price)

Team juga menggunakan konsultan untuk menghitung target price. Konsultan merinci semua biaya yang akan dikeluarkan oleh penyedia tiang telepon dan melakukan analisis ABC ( activity-based cost) terhadap biaya-biaya overhead. Keuntungan operasional ditentukan sebesar 15 %. Hasilnya didapat harga sasaran (target price) sebesar Rp 875 000 per tiang.

Harga studi banding

Team melakukan studi banding ke perusahaan jasa operator telekomunikasi yang lain dan mendapatkan informasi bahwa harga beli tiang telepon sebesar Rp 1175 000 per tiang.

Harga resmi pemerintah

Harga satuan pemerintah bisa didapat dari pemerintah provinsi tingkat I. Harga yang didapat adalah sebesar Rp 1300 000 per tiang telepon.

Perhitungan Interval Harga Barang

Perhitungan interval harga barang yang akan dilakukan adalah dengan melakukan analisis terhadap semua data harga yang sudah didapat yaitu: harga pasar, nilai kontrak masa lalu, harga proposal, harga sasaran ( target price), harga yang didapat dari studi banding dan harga resmi pemerintah.

  • Harga pasar

Data hasil survey harga pasar tiang telepon yang didapat dari lima penyedia barang adalah : Rp 985 000, Rp 1000 000, Rp 1150 000, Rp 1000 000 dan Rp 1200 000.

Daftar harga ini kemudian diurut dari kecil ke besar sehingga didapat urutan data sbb: Rp 985 000,Rp 1000 000, Rp 1000 000, Rp 1150 000, dan Rp 1200 000.

Dari lima data harga  pasar yang didapat, harus ditentukan berapa nilai harga pasar yang bisa mewakili harga pasa yang ada. Ada tiga metoda yang biasa dipakai dalam ilmu statistik yaitu:

harga rata-rata (mean)  didapat dengan menjumlahkan semua harga yang ada kemudian dibagi dengan jumlah data. Jumlah harga yang ada = 985 000+1000 000+ 1100 000+ 1150 000+ 1200 000=  5335 000. Nilai ini dibagi dengan jumlah data yaitu 5, sehingga didapatlah rata-rata harga pasar( mean) sebesar= 1067 000.

Median (nilai tengah) : Median didapat dengan mengurutkan harga pasar dari kecil ke besar. Dengan metoda ini harga yang dianggap dapat mewakili harga pasar adalah harga yang ada di tengah. Data harga pasar yang diurut dari kecil ke besar adalah : Rp 985 000,Rp 1000 000, Rp 1000 000, Rp 1150 000, dan Rp 1200 000. Karena jumlah data ganjil maka harga tiang telepon yang dianggap dapat mewakili harga pasar adalah Rp 1000 000.

Modus ( nilai yang paling sering muncul) : median didapat dengan mencari data yang paling sering muncul. Ternyata data harga yang paling sering muncul adalah 1000 000. Jadi menurut median nilai 1000 000 itulah yang dapat mewakili harga pasar.

Pengalaman para praktisi dan akademisi manajemen pengadaan menunjukkan bahwa apabila ada lima harga pasar yang ditawarkan para penyedia barang dan atau jasa, maka sebaiknya dipilih harga minimum yang ditawarkan sebagai harga yang mewakili harga pasar. Alasannya kalau ada penyedia barang berani menawarkan harga x berarti nilai x itu sudah diatas nilai titik pulang pokoknya ( break even point). Artinya dengan nilai x perusahaan penyedia barang sudah mendapatkan keuntungan walaupun nilainya mungkin tidak besar. Jadi harga yang realistis yang akan dijadikan harga satuan tiang yang mewakili harga pasar adalah sebesar Rp 985 000.

  • Kontrak masa lalu

Hasil penelusuran  terhadap kontrak masa lalu didapat informasi bahwa setahun yang lalu pernah dilakukan pembelian 5000 tiang telepon dengan harga satuan sebesar Rp 970 000.- Inflasi dari tahun lalu sampai saat ini adalah 10 %. Jadi Harga kontrak masa lalu saat ini adalah 110 % X Rp 970 000 = Rp 1067 000.

  • Harga proposal

Dari penawaran calon penyedia barang dan atau jasa yang sudah menjadi langganan perusahaan  didapat 5 harga satuan tiang telepon yaitu : Rp 1000 000, Rp 1100 000, Rp 1150 000, Rp 1200 000 dan Rp 1200 000. Teknik penentuan harga yang mewakili harga proposal bisa dilakukan dengan teknik statistik seperti pengolahan data harga pasar yaitu dengan harga rata-rata ( mean), nilai tengah (median) dan nilai yang paling sering muncul ( modus). Akan tetapi pengalaman para praktisi dan akademisi manajemen pengadaan menunjukkan bahwa apabila ada lima harga proposal yang ditawarkan para penyedia barang dan atau jasa, maka sebaiknya dipilih harga minimum yang ditawarkan sebagai harga yang mewakili harga proposal. Alasannya kalau ada penyedia barang berani menawarkan harga satuan tiang telepon sebesar Rp 1000 000 berarti nilai  itu sudah diatas nilai titik pulang pokoknya ( break even point). Artinya dengan harga Rp 1000 000 perusahaan penyedia barang sudah mendapatkan keuntungan walaupun nilainya mungkin tidak besar. Jadi harga yang realistis yang akan dijadikan harga satuan tiang yang mewakili harga proposal adalah sebesar Rp 1 000 000.

  • Harga sasaran ( target price)

Harga sasaran (target price) adalah harga barang yang diperoleh dari hasil perhitungan biaya produksi atau analisis biaya komponen serta biaya-biaya lainnya  atas dasar kewajaran yang ditetapkan. Team juga menggunakan konsultan untuk menghitung target price. Konsultan merinci semua biaya yang akan dikeluarkan oleh penyedia tiang telepon dan melakukan analisis ABC ( activity-based cost) terhadap biaya-biaya overhead. Keuntungan operasional ditentukan sebesar 15 %. Hasilnya didapat harga sasaran (target price) sebesar Rp 875 000 per tiang.

  • Harga studi banding

Team melakukan studi banding ke perusahaan jasa operator telekomunikasi yang lain dan mendapatkan informasi bahwa harga beli tiang telepon sebesar Rp 1175 000 per tiang.

  • Harga resmi pemerintah

Harga satuan pemerintah bisa didapat dari pemerintah provinsi tingkat I. Harga yang didapat adalah sebesar Rp 1300 000 per tiang telepon.

Data harga pasar, kontrak masa lalu, harga proposal,harga sasaran,harga studi banding dan harga resmi pemerintah yang telah diolah diatas kemudian dimasukkan kedalam gambar 4 dibawah ini.

Pola Perhitungan HPS

Gambar 4 Perhitungan Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

Keenam hasil pengolahan data harga itu kemudian diurut dari kecil ke besar. Dimulai dengan harga ssasaran yang nilainya paling rendah yaitu Rp 875 000, harga pasar Rp 985 000, harga proposal Rp 1000 000,kontrak masa lalu Rp 1067 000, harga studi banding Rp 1175 000 dan harga resmi pemerintah Rp 1300 000.

Kalau diurut maka akan ada urutan hasil perhitungan harga sbb:

875 000, 985 000, 1000 000, 1067 000, 1175 000, 1300 000.

Sekarang akan ditentukan interval harga barang. Seperti diuraikan pada bagian sebelumnya interval  harga  barang  adalah  batas  terendah  dan  tertinggi  Harga  barang yang dijadikan sebagai dasar  negosiasi dan penetapan harga barang  pada  suatu  periode  tertentu.

Pengalaman sebagai praktisi manajemen pengadaan menunjukkan kepada penulis untuk menentukan formula harga HPS minimum sbb:

HPS minimum= minimum dari semua hasil pengolahan data harga yang ada/Jadi HPS minimum= Rp 875 000.

Pengalaman juga menunjukkan bahwa HPS Maksimum adalah nilai median dari hasil pengolahan data harga diatas. Karena ada enam hasil perhitungan, maka median adalah nilai rata-rata harga yang ada ditengah yaitu (1000 000 + 1067 000)/2 = 1033 500.

Kesimpulannya HPS minimum = Rp 875 000 dan HPS maksimum = Rp 1033 500.

Hasil perhitungan ini kemudian dimasukkan kedalam gambar 4 diatas.

Penutup

Para ahli mengatakan : negotiation is a process conferring, or bargaining to reach agreement in business transactions. Negosiasi dalam bidang pengadaan bertujuan untuk tercapainya kesepakatan ( agreement) antara pihak pembeli dan pihak penyedia barang dan atau jasa. Kesepakatan itulah yang akan dituangkan dalam kontrak antara pihak pembeli dan penjual. Aspek yang paling penting dalam kesepakatan itu adalah aspek harga, cara pembayaran ( term of payment), tempat dan jangka waktu penyelesaian pekerjaan, jadual pelaksanaan pekerjaan dan kondisi serah terima dan penyesuaian harga kontrak ( hedging).

Sesuai dengan masalah yang sedang dibahas,  aspek harga akan menjadi pokok utama pembahasan. Setelah didapat HPS maksimum dan HPS minimum, team pengadaan memiliki perangkat yang sangat kuat untuk melakukan negosiasi harga. Interval antara HPS minimum dan HPS maksimum disebut zona negosiasi. Negosiator dari pihak penjual akan berusaha menarik kesepakatan harga mendekati HPS maksimum. Sebaliknya negosiator dari pihak pembeli harus berusaha sekuat tenaga agar dicapai kesepakatan harga yang mendekati nilai HPS minimum. HPS minimum seperti diuraikan pada bagian sebelumnya sudah pasti nilainya lebih besar dari nilai titik pulang pokok ( break even point ) penjual. Oleh karena itu kalaupun dicapai kesepakatan harga di nilai HPS minimum, penjual masih mendapatkan keuntungan.

Negosiasi disebut gagal bila penjual tetap bertahan dengan harga di atas HPS maksimum. Sekarang bagaimana bila dalam surat penawaran harga, penyedia barang dan atau jasa menawarkan harga dibawah HPS minimum. Apakah pembeli boleh menerima tawaran tersebut? Sebagai eksekutif pengadaan, team negosiator harus hati-hati. Team harus melakukan klarifikasi terhadap penjual yang menawarkan harga tersebut. Mungkin penjual memiliki persediaan bahan baku yang dibeli dengan harga lama sehingga harga pokok penjualannya menjadi lebih murah. Kalau memang harga pokok penjualannya memang rendah dan dengan nilai kontrak dibawah HPS minimum penjual masih mendapatkan keuntungan yang wajar, maka bisa dicapai kesepakatan.

Perhitungan TCO ( Total Cost of Ownership) untuk pertimbangan  pengadaan barang investasi ( equipment) dan perhitungan HPS proyek akan dibahas dalam artikel berikutnya. Untuk perhitungan  TCO harus terlebih dahulu dibahas konsep engineering economy ( ekonomi teknik) dimana dijelaskan tentang time value of money ( nilai waktu dari uang) dan present value. Begitu pula untuk perhitungan HPS proyek, terlebih dahulu harus dibahas konsep project management dengan menggunakan network planning dan project budgeting.

Semoga artikel ini bermanfaat untuk para praktisi dan akademisi manajemen pengadaan barang dan atau jasa.

Bila anda membutuhkan pelatihan HPS untuk perusahaan anda silahkan klik link berikut Pelatihan HPS Fei Training

Tinggalkan Balasan